Si una operación crece, los procesos y tecnología que la respalde también deben crecer. Los documentos y tablas dinámicas en algún momento ya no son suficientes y se convierten en un obstáculo de productividad. Este es uno de los momentos clave en los que los directivos se cuestionan:
¿Contratamos un Software as a Service (SaaS) o encargamos un software a la medida?
La respuesta no es universal. Lo que sí existe son criterios claros para tomar esa decisión.
SaaS genérico: una plataforma que “se ajusta” a todos
Una herramienta SaaS genérica es un software que ya existe, se paga por suscripción y está diseñado para resolver una necesidad común a muchas empresas. La empresa solo debe configurarlo y listo para operar.
Por supuesto contratar una plataforma que ya están usando varias empresas más puede hacerte sentir más seguro de su funcionalidad. Esto no es equivocado. A fin de cuentas, los SaaS ya tienen recomendaciones y cierto estatus. Dentro de sus ventajas están:
- Velocidad de implementación: se puede implementar en días y a veces horas. El acceso es automático al momento de pagar.
- Modelo de suscripción: si ya no se ajusta a tus necesidades o presupuesto, dejas de pagar la mensualidad (o anualidad) y listo.
- Periodo de prueba: Puede ser de 7 o 30 días y le permite ver a la empresa sus alcances y determinar si se ajusta a las necesidades antes de comprometerse a la suscripción.
- Mantenimiento asegurado: el proveedor se encargará de dar mantenimiento preventivo y correctivo a la plataforma para asegurar su funcionalidad 24/7.
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Software a la medida: adaptación perfecta para el presente y futuro
Los SaaS para nada son una mala opción. Para muchas empresas, un SaaS genérico es suficiente, especialmente si sus actividades son estáticas y poco flexibles. Además, estos productos siempre están implementando nuevas funcionalidades que lo mantienen competitivo y a la vanguardia. No obstante, la generalidad lleva a las empresas a adaptarse al software, cuando para algunas debe ser al revés.
Esa característica es el problema para muchas empresas que ya han evolucionado más de lo que un set de funciones generales permite. El problema es que resuelve un caso general, no el tuyo específico.
Ventajas del desarrollo de software a la medida
1. Flujos específicos
Cuando se tienen reglas y flujos de aprobación específicos o una lógica de negocio innovadora, ninguna plantilla va a ajustarse. Es aquí cuando tu empresa se beneficia por algo que realmente se adapte a las particularidades de tu operación.
2. Tienes las funciones que utilizas (no más, no menos)
Al utilizar un SaaS prefabricado, pagas por una plataforma que puede tener módulos o funcionalidades que no usas. El escenario inverso también ocurre, necesitas una función específica y el software no lo tiene, lo que te lleva a complementar con otros programas.
Con un software llave en mano, el sistema está diseñado para cubrir todas tus necesidades específicas en un solo lugar.
3. Escalabilidad sin límites de licencia
Puedes ampliar las funciones de tu SaaS genérico si este tiene una oferta más grande (módulos, tiers, funcionalidades extra). No obstante, esto aumenta el precio de tu licencia actual, sin mencionar los aumentos anuales.
En cambio, si tu software es personalizado no dependes de planes de precios escalonados ni de límites de usuarios definidos por un tercero. El sistema crece según las necesidades reales de tu negocio.
4. Se convierte en un activo propio
A diferencia de una licencia que rentas, un software a medida es propiedad intelectual de tu empresa. Eso significa que puede convertirse en una ventaja competitiva difícil de replicar por otros.
5. Operación centralizada
Al utilizar soluciones de tecnología genéricas, la falta de flexibilidad lleva a muchos a complementar con más programas. Esto permite ajustarse a las necesidades, pero aumenta costos y complica la integración entre ellas.
Un software a la medida permite centralizar toda la operación en una misma plataforma con límites definidos entre áreas y facilitando el acceso a todos los usuarios dependiendo de su trabajo.
4 preguntas para determinar la mejor opción para tu negocio
- ¿Este proceso es parte de tu ventaja competitiva o es una función de soporte genérica? Si es lo segundo, el SaaS genérico probablemente es suficiente.
- ¿Cuánto te cuesta no tener algo a la medida en los próximos dos o tres años? Calcula el costo de oportunidad, no solo el costo de desarrollo.
- ¿Tu volumen y complejidad de operación justifican una inversión propia? Una empresa pequeña con procesos simples rara vez necesita desarrollo a medida.
- ¿Qué tan crítico es tener control total sobre el roadmap de esa herramienta? Si depender de las prioridades de un proveedor externo representa un riesgo, construir propio empieza a tener más sentido.
Muchas empresas exitosas no comienzan con desarrollo a medida. Arrancan con herramientas SaaS comerciales para validar (y diseñar) procesos y funciones, para después tener bien definidas sus necesidades al momento de encontrar su aliado en desarrollo de tecnología.
Ese tránsito no tiene que ser abrupto ni arriesgado si se planea con tiempo, evaluando qué partes del proceso ya justifican una inversión propia y cuáles todavía pueden seguir apoyándose en herramientas estándar.
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